Microempresas: Elección y relación con los proveedores

En esta columna, empezaré a hablar del Ciclo de Compras a Pagos. Este “ciclo”, tiene estos Procesos Principales: Cotización - Compra - Recepción, Control e Inventario, Pago.

Adentrándonos esta vez en el proceso de Compras, haremos foco en la Relación con los Proveedores.

Se suele decir “El cliente siempre tiene razón”… y en una gran medida comparo esta expresión.  He notado que en el caso de las microempresas, no sólo el Cliente es quien siempre tiene razón; sino que el “Proveedor también siempre tiene razón”… y eso es peligroso, ya que el microempresario se encuentra en medio de dos fuerzas que ejercen presión sobre él.

ELECCIÓN DEL PROVEEDOR ADECUADO

Quizás por miedos, o porque ese proveedor es el que está desde el inicio, o la razón particular de cada caso, el microempresario frecuentemente no negocia adecuadamente con sus Proveedores, no fija reglas de días de pago, días de entrega, condiciones de descuento, etc… normalmente acata. Y esto, definitivamente no es bueno para su negocio.

Salvo en los casos de monopolio, a los proveedores debe elegirlos el microempresario.

La elección de los proveedores es un aspecto fundamental. Negociar con ellos para alcanzar mejores precios, condiciones de pago, exclusividades, etc., es siempre una garantía de mejora. Existen una serie de factores que no se deben olvidar durante la negociación con un proveedor.

No siempre es fácil saber elegir qué proveedor es el más indicado. Tampoco resulta muy sencillo negociar con ellos y conseguir las mejores condiciones para nuestra empresa: mejores precios, condiciones de pago, exclusividades, etc. 

RECOMENDACIONES PARA NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES

Estar informado: antes de comenzar una negociación se debe contar con información de los diferentes proveedores que hay, los tipos de productos que ofertan, precios, servicios que facilitan a los clientes, etc.

Preparase para la negociación: no basta con informarse sobre la competencia, sino que también se deben tener claros los objetivos que se quieren alcanzar y determinar qué se quiere y qué se puede asumir.

Permitir que conozca tu empresa: normalmente el proveedor no sabe nada de su compañía, así que es importante que le explique en qué consiste su negocio. Es fundamental también que siempre cuente la verdad, ya que a veces la mentira es difícil de mantener. Esto no significa que tengas que contar todo lo que sabés.

Mencionar la competencia: no se trata de amenazar al proveedor, pero no tenga miedo a hablar de la competencia, mencionar si en un aspecto determinado la competencia presenta mejores beneficios, es algo bueno para poner sobre la mesa. Además, no tenga miedo a preguntar directamente por incentivos.

Tome el tiempo que sea necesario: nunca tome una decisión apresurada. Piense bien las condiciones antes de llegar a un acuerdo. Si algo no le convence, siga buscando.

Conseguir el Mejor Precio: el objetivo será siempre conseguir los mejores precios. Por lo general, los proveedores trabajan con precios al por mayor que son estándar. La mayoría de los proveedores trabajan con un pedido y un importe mínimo. Pero siempre hay posibilidades de mejorar esos precios, por ejemplo, preguntar cuál es el importe mínimo para que sea el propio proveedor quien corra con los costos del transporte, o si va a comprar grandes cantidades de un producto, vale la pena preguntar por descuentos. Otra opción sería a través de la fijación de un importe de venta anual con descuentos en el caso de superar tales importes. Preguntar también por stocks excedentes o por productos de colecciones anteriores donde te puedan reducir los precios.

Exclusividad: no sólo son importantes los precios, sino que también es fundamental poder negociar sobre concesiones de exclusividad de la marca o de una línea de productos para la zona donde opera su negocio. Así, no tendrá competencia y se asegura ser el único en comercializar ese producto en su zona.

Condiciones de pago: ya que para poder vender un producto, tiene primero que comprarlo (salvo que utilice una estrategia de drop-shipping), es aconsejable acordar un plazo de pago, por ejemplo 30, 60 y 90 días. De esta manera, ya habrá vendido una parte de los productos y podrá afrontar los pagos, en gran parte, con productos ya vendidos.

Publicidad: Es muy importante que el proveedor también haga publicidad para su negocio. Por ejemplo, pagando el Cartel Principal en la entrada del negocio, pagando la totalidad o gran parte de la publicidad en medios, mencionando su negocio en el sitio web del proveedor, etc…

Marca Propia: Muchos proveedores trabajan con lo que se conoce como Marca Blanca. Esto quiere decir que producen para terceros con marca propia. Es aconsejable, si el proveedor tiene esta modalidad de trabajo, tener una serie de productos con “su marca”. Por supuesto productos de Calidad que reflejen lo que usted busca de su marca y no la deterioren. Esto ayuda mucho al posicionamiento de su negocio.

Días y Horarios de Recepción y Pagos: Para tener un orden en sus procesos de recepción, control e ingreso de inventario, es importante acordar de ante mano, días y horarios de entrega. Asimismo, para el proceso de Cuentas a Pagar, acordar días y horarios de pago a Proveedores es una muy buena práctica. 

Encuentre el acuerdo que mejor se adapte a sus necesidades y asegúrese que todas estas condiciones quedan registradas por escrito. 

Javier Fransoy
Ingeniero en Sistemas de Información (UTN)
Posgrado en Administración y Planificación Estratégica (UBA)
Master en Dirección en Empresas (UCEMA)
Doctor en Dirección en Empresas (UCEMA) (cand. 2018)

Escrito por: Ing. Javier Fransoy