Microempresas: Transformación digital como proceso de cambio

La transformación digital no es solo renovación tecnológica. Es un proceso que impacta sobre la estrategia de la organización en un entorno globalizado e hiperconectado.

La tecnología deberá aportar sencillez de uso, facilidad de personalización (facilidad para adecuarla a cada empresa y a cada tipo de usuario), seguridad y protección de la información.

¿QUÉ ES LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

Es el proceso por el cual las empresas reorganizan sus métodos de trabajo y estrategias, para obtener más beneficios gracias a la implementación de las nuevas tecnologías.

La transformación digital apunta a simplificar y agilizar los procesos; fomentar el análisis de la información y el trabajo colaborativo; mantener una relación proactiva y cercana con los clientes, y generar experiencias positivas que ayuden a fidelizarlos. 

La Transformación Digital debe permitir trabajar desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo y con datos actualizados en tiempo real, y respaldado por tecnología en la nube.

¿QUÉ VENTAJAS TIENE PARA LA MICROEMPRESA?

Entre otras, la Transformación Digital, le dará mayor capacidad para conocer mejor a los clientes y potenciales, permitiendo que se anticipe a sus necesidades. 

Lo ayudará a identificar los mejores clientes para dedicarles el tiempo adecuado, focalizando sus esfuerzos en las oportunidades más valiosas y en su fidelización; reduciendo tiempos aplicados a tareas administrativas rutinarias y repetitivas que no aportan valor.

Asimismo da una nueva y potente perspectiva del negocio: sabrá en todo momento en qué estado se encuentra cada área de la empresa y cómo se comporta; así es posible hacer previsiones y corregir desviaciones.

También le facilitará el acceso a la información y documentación de negocio en cualquier momento y lugar, de forma segura, a través de dispositivos móviles.

¿CÓMO IMPACTA EN LA CULTURA?

En toda transformación y más aún aquellas que son disruptivas, se debe considerar tres aspectos esenciales: Personas, Procesos y Tecnología. Sin un compromiso claro de las personas, ninguno de los otros dos funciona. Por lo tanto, usted debe entender que la Transformación Digital debe comenzar con un plan de comunicación en donde se explique hacia dónde va la compañía y de qué manera se cambiarán los procesos y las interacciones entre cada uno de los actores de la organización.

Apalancar el proceso con programas de capacitación, integrar a los empleados en la definición de los nuevos procesos y tener claro qué va a pasar con aquellas actividades que dejarán de hacerse, y cómo se gestionarán las expectativas de los empleados que ven tambalear su puesto de trabajo. Este es tal vez, el riesgo más difícil de mitigar, por lo que debe ser uno de los primeros en ser abordado una vez que se tienen claros los objetivos del negocio.

La Transformación Digital no afecta a un solo área, sino que impacta sobre todas las áreas del negocio. Por lo tanto, es necesario que haya un equipo capaz de liderar el proceso, no solo desde el punto de vista de la puesta en marcha de determinadas acciones o la comprobación de los hitos conseguidos, sino desde la perspectiva de la motivación y del impulso del resto de los miembros de la organización. 

Uno de los principales objetivos es conectar personas, procesos y cosas, accediendo a la información desde cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo.

¿CÓMO ES EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN UNA MICROEMPRESA?

La Transformación Digital es un proceso disruptivo, pero su implantación debe ser personalizada y adecuada al ritmo de cada compañía, para poder así asumir cambios, teniendo en cuenta que afecta a todas las áreas de la empresa, incluso a la dirección.
Su implementación, a su vez, debe ser paulatina para que la totalidad de los integrantes de la organización puedan asimilar sus implicaciones.

La digitalización de una empresa, como por ejemplo la suya, no tiene por qué ser algo traumático. 

Es importante que el proceso de transformación digital esté respaldado por un socio tecnológico que ayude a la empresa, por un lado, a comprender sus necesidades reales de transformación digital y a implementarlas de manera coherente de acuerdo con sus prioridades, objetivos y capacidades de inversión. Por otro, este socio debe ayudarle en la faceta estratégica: adoptar los planes y herramientas digitales que más le ayuden en la fase en la que se encuentre la organización en ese momento.

El sistema de gestión (ese sistema que hoy utiliza para facturar, realizar pedidos a sus proveedores, llevar el inventario, etc.) en la nube, también lo escuchará como ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resources Planning) supone una gran oportunidad para que las microempresas tengan acceso a tecnologías que con el modelo tradicional resultaría demasiado costosas.

Las microempresas deberán asumir el liderazgo del proyecto, e impulsar la comunicación y el intercambio de datos necesario entre los diferentes proveedores tecnológicos.

Los tres pilares clave para este proceso son: la Relación con los Clientes, los Procesos Internos y la Productividad.

• Relación con los Clientes: 
Es clave establecer una relación de afinidad con nuestros clientes que vaya más allá de la compra o la utilización de los productos consiguiendo, incluso, adelantarse a la demanda y necesidades del cliente.
Innovadoras soluciones de la Gestión de la Relación con los Clientes, o CRM por si sigla en inglés, (Customer Relationship Management), escucha social activa de todo aquello que se dice en las redes sociales, interacción continuada y fresca con nuestras audiencias, o el empleo de tecnologías que permiten un marketing moderno que reinvente la experiencia de compra y alinee el trabajo de los equipos de marketing y ventas, son algunas de las claves para dicha transformación.

• Los Procesos Internos: 
Cuando el correo electrónico, el calendario, la agenda y los archivos se integran perfectamente con los datos de negocio y procesos empresariales (compras y pagos, ventas y cobros, inventario, producción, gestión financiera, logística, marketing, atención al cliente, etc.) el usuario no necesita cambiar de herramienta (software) de trabajo, es más eficaz, evita tareas repetitivas y reduce su margen de error. Si a todo ello se le incorporan potentes capacidades analíticas (Inteligencia de Negocio o BI por sus siglas en inglés, Business Intelligence), de movilidad, y la interconexión con maquinaria (internet de las cosas, o IoT por sus siglas en inglés) podremos hablar, sin duda, de una verdadera gestión integrada de la organización.

• La Productividad:
Es crítico potenciar la productividad de los empleados a través de entornos de colaboración que hagan posible un cambio cultural mediante la conexión de personas, procesos, datos y dispositivos de forma segura. Aquí se contextualiza la implantación de soluciones de comunicación, colaboración y productividad (intranets, redes sociales internas, wikis, foros, chats, videoconferencias, etc.).

La transformación digital, es un proceso de cambio continuo.

En el plan que se diseñe para abordar esta Transformación Digital, se deberán tener en cuenta no sólo las necesidades del momento, sino también, las de mediano y largo plazo. 

Javier Fransoy
jfransoy@gmail.com
Cel: +54 9 11 5012 1542
Doctor en Dirección en Empresas (UCEMA) (cand. 2018)
Master en Dirección en Empresas (UCEMA)
Posgrado en Administración y Planificación Estratégica (UBA)
Ingeniero en Sistemas de Información (UTN)

Escrito por: Ing. Javier Fransoy